Rapport explicatif

Rapport explicatif concernant la révision totale de l'ORC3

des pièces justificatives occasionne aux cantons des frais importants, sans répondre réellement aux besoins des clients du registre du commerce.

La nouvelle ORC est censée se traduire par les innovations suivantes:

- Passage à la tenue entièrement informatisée du registre du commerce: le

journal et le registre principal seront informatisés. En fait, il s’agit de codifier la pratique actuelle.

- Transmission informatisée des réquisitions et des pièces justificatives:

l’art. 14, al. 2^bis, CO assimile la signature électronique qualifiée à la signature manuscrite. La nouvelle ordonnance instaurera les bases juridiques régissant la réception de documents transmis par la voie électronique en vue de l’inscription au registre du commerce. A l’avenir, les entités juridiques pourront - et c’est là une nouveauté - adresser aux offices compétents par la voie électronique leurs réquisitions et les pièces justificatives. S’agissant des réquisitions, ils devront toutefois uniquement utiliser le formulaire électronique en vigueur dans le canton. Cette obligation aura pour effet de prévenir la prolifération des formats, ce qui contribuera à garantir la sécurité des données et à en assurer la lisibilité et la conservation à long terme. Les réquisitions et les pièces justificatives transmises par la voie électronique devront être munies d’un certificat qualifié au sens de l’ordonnance sur la signature électronique (OSCSE). Toutefois, à titre probatoire, les signatures manuscrites dûment légalisées des personnes qui requièrent l’inscription continueront d’être déposées à l’office du registre du commerce compétent.

- Archivage électronique et scannage des réquisitions et des pièces justificati-

ves: le projet ne prévoit pas de soumettre les offices cantonaux à l’obligation générale de scanner (rétroactivement) les réquisitions et les pièces justificatives. Toutefois, les réquisitions et les pièces transmises par la voie électronique devront être conservées dans des archives informatisées.

- Durée de conservation: si le journal et le registre principal doivent continuer à

être conservés pour une durée illimitée, nous proposons en revanche que les pièces justificatives ne soient plus archivées que pendant 30 ans et ce qu’elles aient été remises sur support papier ou transmises par la voie électronique. La période de 30 ans est supérieure à la plupart des délais de prescription et correspond au délai de prescription extraordinaire en cas d’acquisition de la propriété foncière (art. 662 CC). Force est de supposer qu’à l’expiration d’une période de 30 ans, les pièces justificatives auront notablement perdu de leur importance. Si l’entité juridique est radiée du registre du commerce, les pièces justificatives pourront être détruites dix ans après la radiation, au plus tôt. Toutefois, cette règle ne s’appliquera pas lorsque la radiation est intervenue suite à une restructuration (notamment à une fusion), car en pareil cas les pièces justificatives gardent toute leur importance ou presque en raison de la succession universelle.

3.3 Inscriptions d’office

L’ordonnance en vigueur prévoit diverses procédures qui visent à garantir l’exactitude et la conformité au droit des faits inscrits. Il s’agit, par exemple, de l’inscription par sommation et de la procédure d’office lorsque l’organisation de l’entité juridique présente des carences, que celle-ci n’a pas de domicile légal ou encore cesse son activité commerciale faute d’actifs. Toutefois, les dispositions en la matière sont en partie lacunaires et souffrent d’un manque de cohérence.