Rapport explicatif

Référence/numéro du dossier : COO.2180.109.7.189249 / 239/2016/00003

Le contenu de l’art. 7, al. 2, OAAE en vigueur est transféré dans la section 4.

Art. 6 Maîtrise et tenue des données

La maîtrise des données et la responsabilité concernant leur tenue dépend de la question de savoir si l’autorisation d’établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques est délivrée par un service cantonal ou une autorité fédérale (voir le tableau reproduit sous l’art. 9). Tandis que l’al. 1 établit la compétence cantonale en matière de tenue et de maîtrise des données, l’al. 3 régit le même objet pour les autorités fédérales.

L’al. 2 permet deux solutions : les cantons peuvent n’inscrire dans le registre que les personnes autorisées à établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques en vertu du droit cantonal. Ils peuvent aussi utiliser le système comme leur propre registre et y inscrire tous les officiers publics cantonaux – ou, dans une forme intermédiaire, seuls certains officiers publics. Le système permet de faire facilement la distinction entre les personnes investies de la compétence d’établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques et celles qui ne le sont pas. Pour le législateur fédéral, la seule chose qui compte est que seules des personnes inscrites au registre et dont l’accès est activé peuvent établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques.

Les cantons sont libres de tenir et mettre à jour les données des officiers publics dans un système propre. Le croisement des données des registres cantonaux et du RegOP se fait dans ce cas via une interface. C’est ce que prévoit l’al. 4, qui fixe également que les exigences techniques posées à cette interface sont définies par le DFJP. Lorsque l’utilisation d’un système cantonal exige des ajustements dans le RegOP, les coûts subséquents sont supportés par les cantons. Mêmes quand des systèmes cantonaux sont utilisés, la confirmation d’admission est obtenue du RegOP.

Art. 7 Personnes admises à l’inscription dans le RegOP

Une nouveauté importante de l’OAAE révisée consiste dans le fait qu’elle permet d’inscrire dans le registre, à côté des notaires de fonction et des notaires indépendants, d’autres personnes disposant de la compétence d’établir des actes authentiques ou des légalisations électroniques en vertu du droit fédéral ou du droit cantonal (voir la liste figurant à l’art. 2, al. 1, let. e, P-OAAE et le commentaire de cette disposition).

L’objectif de cette modification est d’uniformiser les exigences techniques posées aux actes authentiques électroniques et aux légalisations électroniques et, par là même, d’augmenter la sécurité aussi bien au plan du droit que de la technique. Dans les affaires qui dépassent les frontières du canton ou du pays, cette uniformisation technique offre des avantages non négligeables. Tous les destinataires d’actes authentiques électroniques et de légalisations électroniques peuvent vérifier en quelques clics de souris, à l’adresse www.validateur.ch, si la personne qui a signé le document était investie par le droit en vigueur de la compétence de le faire au moment où elle l’a fait.

Plusieurs fonctions peuvent être saisies par personne (al. 2). Les collaborateurs des autorités de surveillance qui, par ex., sont aussi notaires de fonction peuvent donc être inscrits dans les fonctions « autorité de surveillance » et « notaire de fonction ». Il faut noter les différences de compétences : l’accès des collaborateurs des autorités de surveillance est activé par les autorités de haute surveillance de la Confédération. Ensuite, l’activation de l’accès des officiers publics est opérée par l’autorité compétente. Dans le cas des notaires indépendants et des notaires de fonction, des conservateurs du registre foncier et des collaborateurs des autorités du registre du commerce, il s’agit des autorités cantonales de surveillance.

Dans celui des officiers de l'état civil, des autorités de surveillance de l’état civil et de l’Office fédéral de l’état civil (OFEC), les détails sont réglés à l’art. 4a OEC.