Rapport explicatif

Référence/numéro du dossier : COO.2180.109.7.189249 / 239/2016/00003

Art. 5 Exploitation

Le texte de l’art. 7, al. 1, OAAE en vigueur reposait sur l’idée que l’Office fédéral de la justice (OFJ) confierait à un organisme externe à l’administration fédérale centrale la mise à disposition et l’exploitation d’un système pour la tenue d’un registre suisse des personnes habilitées à dresser des actes authentiques. Pour mettre en œuvre cette disposition, l’OFJ a instauré en février 2012 un groupe de travail qu’il a chargé de lui présenter les solutions possibles sous la forme d’un rapport d’état et de lui faire des recommandations. Le rapport du groupe de travail, daté du 19 octobre 2012, peut être obtenu auprès de l’Office fédéral chargé du droit du registre foncier et du droit foncier (OFRF). Les travaux du groupe de travail et les discussions qu’il a eues avec les différents acteurs impliqués ont montré que la délégation prévue à l’art. 7, al. 1, OAAE était source de confusions et de doutes tout comme la manière d’y procéder de façon conforme à l’ordonnance. L’OFJ en a conclu en juillet 2012 que la mise à disposition et l’exploitation d’un registre étaient une activité au caractère auxiliaire que l’administration devait fournir et qui ne pouvait être déléguée par les pouvoirs publics.

Entretemps, l’OFJ a développé un système, dans le cadre des travaux de spécification des documents de mise au concours, qui est entré en service le 1^erjanvier 2014. C’est l’OFJ qui le gère et le finance actuellement. L’OAAE révisée doit permettre, dès son entrée en vigueur, de percevoir un émolument basé sur l’utilisation (section 4). Dans ce contexte, il n’est pas question aujourd’hui de confier le système à un organisme externe à l’administration fédérale centrale. Pour des raisons de clarté et de sécurité du droit, l’art. 5 tel qu’il est proposé prévoit que l’OFJ met à disposition et exploite un système destiné à la tenue d’un registre suisse des officiers publics (RegOP).

Il faut mentionner ici que le RegOp est un outil d’assistance technique de portée nationale qui permet d’apposer la confirmation d’admission sur les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques (1.2.2 s et commentaire de l’art. 2 P-OAAE). La compétence officielle d’établir des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques est octroyée par le service compétent sur la base du droit déterminant. Le RegOP est aussi utile à tous les services qui ont besoin de savoir si une personne donnée est autorisée à établir des actes authentiques électroniques.

A titre d’illustration, prenons un exemple de compétences dans un canton au notariat latin :

- Le canton décide d’introduire ou non l’authentification d’actes officiels et la légalisation

électroniques (art. 55a tit. fin. CC)¹⁰.

- Le canton décide également, dans le domaine du registre foncier, s’il souhaite habiliter

les offices du registre foncier à conduire des transactions par voie électronique (art. 39, al. 1, ORF¹¹). En ce qui concerne les offices du registre du commerce, le droit fédéral prescrit qu’ils doivent être en mesure d’accepter les réquisitions et les pièces justificatives électroniques (art. 175 ORC¹²).

- Lorsqu’un canton au notariat latin souhaite introduire l’authentification d’actes officiels et

la légalisation électroniques, il lui faut inscrire l’autorité (cantonale) de surveillance sur les notaires dans le RegOP. Cette inscription est contrôlée et l’accès validé par l’OFRF.

- C’est ensuite l’autorité de surveillance sur les notaires qui est seule compétente pour

inscrire des notaires dans le système et pour mettre à jour les données.