Rapport explicatif

arrivée au contrôle des habitants au plus tard 14 jours après leur déménagement (art. 11, al. 1 LHR). Etant donné que les mutations ne peuvent être mises à jour dans le registre des habitants qu’après avoir été annoncées, les services chargés de la tenue des registres ont besoin de temps pour traiter les annonces de mutation. C’est pourquoi les données doivent être livrées à l’OFS un peu plus tard, soit au plus tard le 21 du mois suivant.

Al. 3: la LHR définit les fichiers de données que les services chargés de la tenue des registres doivent transmettre à l’OFS dans les délais de livraison fixés. Pour la production statistique, trois types d’informations doivent être livrés trimestriellement. Il y a d’abord toutes les personnes annoncées à la commune et ayant leur domicile principal ou secondaire dans ladite commune. Cette annonce indique l’effectif actuel des personnes enregistrées dans le registre. Le fichier doit également contenir des informations sur les personnes décédées entre le 1^er janvier de l’année sous revue et le jour de référence et sur les personnes ayant quitté la commune entre le 1^er janvier de l’année sous revue et le jour de référence.

Al. 4: selon l’OHR, les données peuvent être livrées par voie électronique sur sedex ou sur un support électronique. Si ce dernier mode de transmission est admis par la LHR, il est recommandé d’utiliser sedex pour garantir une livraison sûre, uniforme et rapide des données. Il faut néanmoins s’attendre à ce que quelques communes ne disposent pas encore des moyens informatiques nécessaires pour pouvoir utiliser les services de sedex. Quand les données seront livrées sur un support électronique, il en résultera un surcroît de travail pour l’intégration des données à l’OFS. Si l’OFS sait au plus tard trois mois avant le jour de référence quels registres des habitants lui livreront les données sur des supports électroniques, il sera en mesure de libérer les ressources nécessaires pour que ces données puissent être intégrées dans les délais et dans la qualité nécessaire dans le système de production et être traitées en même temps que les données livrées sur sedex.

Art. 9

Les habitants d’un ménage collectif ne savent souvent pas qu’en vertu de l’art. 6, let. o, LHR, ils sont tenus de s’annoncer après trois mois au contrôle de l’habitant de leur commune de séjour. Selon le type de ménage collectif, par exemple dans le cas des institutions servant à l’exécution des peines et des mesures, il ne faut guère s’attendre à ce qu’un séjour dans une commune autre que la commune d’établissement soit annoncé. Pour cette raison, les cantons sont tenus d’édicter les prescriptions en vertu desquelles les responsables des ménages collectifs énumérés à l’art. 2 auront l’obligation d’annoncer eux-mêmes les personnes résidant au moins trois mois dans leur établissement. Le service chargé de la tenue du registre des habitants doit contrôler à intervalles réguliers s’il dispose des données des ménages collectifs présents sur le territoire communal. Il peut y pourvoir par exemple en envoyant un courrier aux responsables des institutions leur rappelant leur obligation d’annoncer les personnes résidant dans leur établissement à la fin de l’année. Cette annonce doit être faite jusqu’au 15 janvier de l’année suivante. Si les données sont livrées jusqu’au 15 janvier, les exploitants des registres des habitants peuvent saisir les données et les livrer à l’OFS pour le 21 janvier. L’annonce doit comprendre les habitants qui séjournent dans le ménage collectif à la fin de l’année et qui y ont vécu au moins trois mois.

Art. 10

Al. 1: selon l’art. 5 LHR, les données livrées à l’OFS doivent être actuelles, exactes et complètes. L’OFS validera les données extraites des registres des habitants pour pouvoir garantir un niveau minimal de qualité. Il mettra un service de validation à la disposition des cantons pour la mise en oeuvre de la loi sur l’harmonisation de registres. La Confédération fournit ainsi aux communes et aux services désignés par les cantons (art. 9 LHR) un instrument qui les informe de l’état et de la qualité des travaux d’harmonisation. Les communes et les services désignés par les cantons se voient ainsi offrir un appui dans les domaines de la planification et de la coordination. Quand les travaux d’harmonisation seront achevés et que la production statistique entrera en exploitation, le service de validation vérifiera les données livrées trimestriellement et, en cas d’erreurs, en avisera le registre qui aura livré les données.