Erläuternder Bericht

2.2.2.4 Lokalangestellte der schweizerischen Vertretungen im Ausland und ihre Angehörigen

2.2.2.4.1 Artikel 11 Zweck und Personen

In seiner Rolle als Arbeitgeber zieht das EDA Lokalangestellte bei, die direkt von den Auslandvertretungen mit einem Arbeitsvertrag angestellt werden, für den das Landesrecht und nicht das BPG gilt. Das EDA bearbeitet so Daten des Lokalpersonals, das für verschiedene Tätigkeiten angestellt wird (zum Beispiel Administration, Visa, Bereich Zusammenarbeit mit den Staaten Osteuropas, Hausdienste, Gartenpflege usw.). Obwohl lokales Recht anwendbar ist, gilt beim Datenschutz und bei der Datenbearbeitung schweizerisches Recht. Als Inhaber von Datensammlungen ist das EDA letztlich ein Bundesorgan, für das die Anforderungen des DSG gelten.

Das EDA bearbeitet Personendaten zum Lokalpersonal, um seine Fürsorgepflichten gegenüber seinen Angestellten erfüllen und seinen sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Weitere Ziele der Datenbearbeitung sind: Senkung der Personalkosten, Verringerung der Fluktuation und der Absenzen, um die Arbeitsproduktivität und die Leistung des Personals zu steigern. Die Angestellten können über die Bearbeitung ihrer Personendaten beispielsweise mittels der Lohnabrechnungen Kenntnis erhalten, was in anderen Tätigkeitsbereichen nicht der Fall ist.

Dieser Abschnitt lehnt sich an Artikel 27 BPG (neu) an, der für die Bearbeitung der Daten von Angestellten aller Arbeitgeber gelten wird, die dem BPG unterstehen.

Buchstabe a

Ermittlung und Planung des erforderlichen Personalbestands heisst, die Personalressourcen zu bestimmen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, und zwar in quantitativer, qualitativer und zeitlicher Hinsicht. Die Ermittlung des Personalbedarfs ist Teil des Businessplans, in welchem einerseits Strategie und Entwicklung der Niederlassung, andererseits die demografische Entwicklung und erwartete Änderungen im Personalbestand (Altersstruktur, Mobilität usw.) berücksichtigt werden.

Buchstabe b

Die Personalrekrutierung hat den Zweck, den notwendigen Bestand an internen und externen Mitarbeitenden sicherzustellen. Die interne Rekrutierung hat den Vorteil, Karriereplanungen zu begünstigen und Know-how zu halten. Mit der externen Rekrutierung wiederum können Kompetenzen erworben werden, die intern nicht vorhanden sind.

Buchstabe c

Die Personaladministration – oder die Verwaltung der Daten des Personals – umfasst sämtliche Prozesse im Zusammenhang mit dem Personal: Bedarfsanalyse, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Erstellung von Personalakten, Meldungen an die Sozialversicherungen und Formalitäten beim Ausscheiden von Mitarbeitenden. Bei der Verwaltung der Personaldaten werden die persönlichen Daten und die Informationen zur Arbeitsstelle miteinander verknüpft, um eine Basis für die Personalkontrolle zu erhalten.

Buchstabe d

Die Personalführung umfasst einen umsichtigen Einsatz von Mitarbeitenden sowie deren Förderung und langfristige Bindung. Sie beruht auf der gegenseitigen Akzeptanz von Vorgesetzten und Mitarbeitenden sowie auf einer Unternehmenskultur, die Dialog und Feedback fördert. Mit der Personalführung sollen auch Diversität und Chancengleichheit umgesetzt werden.

Buchstabe e

Die Personalentwicklung umfasst sämtliche Massnahmen zum Erhalt und zur Steigerung der Qualifikationen der Mitarbeitenden. Dazu gehören Ausbildung, Weiterbildung, Schulung und Umschulung, Supervision und Coaching. Mit der Personalentwicklung sollen fachliche und soziale Kompetenzen, die Führungsfähigkeit sowie wesentliche Qualifikationen gefördert werden.