Rapport explicatif

Let. a :

L'évaluation et la planification des effectifs nécessaires consistent à déterminer les ressources humaines dont l'employeur a besoin, en termes quantitatifs, qualitatifs et temporels, pour remplir ses tâches. La planification des besoins en personnel est un élément de la planification commerciale qui prend en considération, d'une part, la stratégie et le développement de l'établissement, et, d'autre part, l'évolution démographique et les changements attendus au sein du personnel (structure d'âge, mobilité, etc.).

Let. b :

Le recrutement du personnel a pour but de garantir les effectifs nécessaires en collaborateurs internes et externes. Le recrutement interne présente l'avantage de favoriser la mise en œuvre des plans de carrière et de maintenir le savoir-faire dans l'établissement. Le recrutement externe permet, quant à lui, d'acquérir les compétences qui n'existent pas en interne.

Let. c :

L'administration du personnel - ou la gestion des données relatives au personnel - englobe tous les processus liés au personnel, de l'analyse des besoins à la gestion des salaires et des rémunérations, en passant par l'établissement des dossiers du personnel, la gestion des communications adressées aux assurances sociales et les formalités ayant trait au départ des collaborateurs. La gestion des données relatives au personnel met en lien les données personnelles et les informations concernant le poste de travail, pour fournir une base de contrôle du personnel.

Let. d :

La direction du personnel comprend l'affectation judicieuse des collaborateurs ainsi que leur encouragement et leur fidélisation. Elle repose sur l'acceptation mutuelle des supérieurs hiérarchiques et des employés et sur une culture d'entreprise encourageant le dialogue et le feed-back. La direction du personnel vise aussi à mettre en œuvre la diversité et l’égalité des chances.

Let. e :

Le développement du personnel comprend toutes les mesures visant à maintenir et à augmenter le niveau de qualification du personnel. En font partie la formation, le perfectionnement, la reconversion professionnelle, l'entraînement, la supervision et le coaching. Le développement du personnel sert à promouvoir les compétences techniques et sociales, l'aptitude à diriger ainsi que les qualifications essentielles.

Let. f :

Le contrôle du personnel comprend la planification, le pilotage et le suivi des processus liés au personnel (au moyen d'analyses des données de comparaisons, de rapports et de plans de mesures). Il crée ainsi les bases nécessaires à la réduction des frais de personnel, du taux de fluctuation et des absences, et contribue à augmenter la productivité du travail et à améliorer les performances. En outre, il fournit des chiffres clés relatifs à la composition du personnel local (par exemple effectifs, proportion d'hommes et de femmes, distribution linguistique et géographique), ainsi qu'à la réalisation des objectifs de la politique du personnel et, le cas échéant, aux dispositions à prendre.

Let. g :

L’engagement de personnel local par les représentations suisses à l’étranger est susceptible de créer des conflits d’intérêts qui peuvent mettre en danger la sécurité des personnes concernées. En effet, le contexte familial et les particularités de ce dernier peuvent, dans des constellations particulières, créer des situations dans lesquelles l’employé local serait soumis à un conflit de loyauté entre son employeur et ses proches. L’objectif du traitement des données est de permettre l’identification de ces éventuels conflits d’intérêts de manière préventive afin de juger de l’opportunité d’un engagement ou d’une affectation particulière à une fonction dans la représentation.

Let. h :

Dans le même esprit que sous let. g, le DFAE, en sa qualité d’employeur se doit de protéger les intérêts de la Confédération et ainsi d’éviter que l’engagement d’une personne susceptible de porter atteinte, directement ou indirectement par le truchement de ses relations familiales, aux intérêts de la Suisse. Il s’agit notamment d’éviter que l’engagement ou l’affectation d’un employé local soit