Erläuternder Bericht

[Auslandschweizerverordnung, V-ASG] ). Das EDA bearbeitet Daten im Rahmen der Rekrutierung dieser Personen, ihrer Ernennung durch den Vorsteher des EDA und ihrer Tätigkeit für das EDA.

Buchstabe a

Ermittlung und Planung des erforderlichen Personalbestands heisst, die Personalressourcen zu bestimmen, die das EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt, und zwar in quantitativer, qualitativer und zeitlicher Hinsicht. Die Ermittlung des Personalbedarfs ist Teil des Businessplans, in dem einerseits Strategie und Entwicklung der Niederlassung, andererseits die demografische Entwicklung und erwarteten Änderungen bei den Honorar-Konsularvertreterinnen und -vertretern (Altersstruktur, Mobilität usw.) berücksichtigt werden.

Buchstabe b

Die Rekrutierung von Honorar-Konsularvertreterinnen und -vertretern hat den Zweck, den notwendigen Bestand an externen Mitarbeitenden sicherzustellen.

Buchstabe c

Die Administration der Honorar-Konsularvertreterinnen und -vertreter – oder die Verwaltung von deren Daten – umfasst sämtliche Prozesse im Zusammenhang mit dieser Personenkategorie: Bedarfsanalyse, Gehaltsabrechnungen, Erstellung von Personalakten und Formalitäten bei der Beendigung der Tätigkeit von Honorar-Konsularvertreterinnen und -vertretern. Bei der Verwaltung der Daten zu dieser Personenkategorie werden die persönlichen Daten und die Informationen zu ihrer Rolle und Funktion miteinander verknüpft, um eine Basis für die Kontrolle zu erhalten.

Buchstabe d

Die Ernennung von Honorar-Konsularvertreterinnen und -vertretern und die ihnen übertragenen Aufgaben können zu Interessenkonflikten führen, welche die Sicherheit der betroffenen Personen gefährden können. Das familiäre Umfeld und dessen Eigenheiten können unter bestimmten Umständen Situationen schaffen, in denen die betreffende Person einem Loyalitätskonflikt zwischen dem EDA und ihrer Familie ausgesetzt ist. Der Zweck der Datenbearbeitung ist, solche mögliche Interessenkonflikte präventiv zu identifizieren und abzuschätzen, ob die Ernennung einer Honorar-Konsularvertreterin oder eines Honorar-Konsularvertreters opportun ist.

Buchstabe e

Im gleichen Sinne wie unter Buchstabe d oben muss das EDA die Interessen der Schweiz wahren und daher vermeiden, dass die Ernennung einer Honorar-Konsularvertreterin oder eines Honorar-Konsularvertreters möglicherweise, direkt oder indirekt, wegen der Familienverhältnisse der betreffenden Person die Interessen der Schweiz gefährdet. Insbesondere ist zu vermeiden, dass eine solche Ernennung ein potenzielles Risiko für die äussere Sicherheit der Schweiz darstellt oder die aussenpolitischen Interessen der Schweiz im Gastland gefährdet.

2.2.2.5.2 Artikel 16 Daten

Buchstabe a

Die Angaben zur Person umfassen Informationen aus dem Bewerbungsdossier und Angaben zu einer allfälligen Mitgliedschaft bei einer Gewerkschaft (unter Vorbehalt der Zustimmung der betreffenden Person), zur Ausübung eines öffentlichen Amtes oder eines Nebenerwerbs sowie weitere Angaben ähnlicher Art. Auch Angaben zu Verwandtschaft und Familie müssen bearbeitet werden. Diese Bearbeitung rechtfertigt sich damit, dass eine Einstellung zum Beispiel nicht zu unüberwindbaren Interessenkonflikten innerhalb einer Familie führen oder ein Sicherheitsrisiko für die Schweiz schaffen soll. Es kann vorkommen, dass die Berufstätigkeit eines Ehegatten unvereinbar mit den Erwartungen an eine Honorar-Konsularvertreterin oder einen -vertreter oder mit den Interessen des Bundes ist. Beispielsweise würde ein Honorar-Konsularvertreter, dessen Frau Chefin des Nachrichtendienstes des Landes ist, in welchem das EDA die Dienste eines Honorar-Konsularvertreters in Anspruch nehmen will, zweifellos ein Sicherheitsrisiko für die Schweiz darstellen.