Rapport explicatif

services qui répondent aux attentes de clients, et respecter les exigences fixées par la législation ou les autorités concernant ces produits ou services. Le système de gestion de la qualité de cette organisation est soumis en outre à un processus d’amélioration constante (définition inspirée de la norme ISO 9001). Comme les produits et les services d’une caisse de compensation sont prescrits de façon stricte, la gestion de la qualité se limite ici à la manière dont le service est fourni (« qualité du service »). La gestion de la qualité constitue donc un moyen de questionner en permanence son organisation et la manière dont elle travaille, et d’en garantir un processus d’amélioration constante. Il s’impose à cet effet de fixer des objectifs et d’adopter des indicateurs de mesure qui seront périodiquement vérifiés et analysés. Des mesures d’amélioration aboutissant à de nouveaux objectifs seront définies sur la base des résultats obtenus. Si les tâches principales des caisses de compensation sont les mêmes pour toutes, les tâches déléguées, la structure organisationnelle et les moyens utilisés diffèrent de l’une à l’autre.

Al. 1 : le gérant de la caisse décide lui-même de la meilleure manière d’organiser le système de gestion de la qualité, la décrit par écrit et l’applique. Il lui appartient de décider s’il préfère recourir à l’une des méthodes existantes, par ex. ISO 9001 ou EFQM avec audits et soutien externes, ou définir et organiser lui-même prescriptions et analyses. Il lui est donc possible de répondre au mieux à la situation spécifique de sa caisse. Cette disposition correspond à la volonté du législateur, qui a expressément prescrit que le système de gestion de la qualité soit adapté à la taille des caisses de compensation et à l’étendue de leurs tâches.

Al. 2 : l’organe suprême est le comité de direction de la caisse pour les caisses de compensation professionnelles et la commission de gestion pour les caisses de compensation cantonales. Étant responsable de l’organisation interne de la caisse, cet organe doit impérativement s’occuper du système de gestion de la qualité de celle-ci. Il s’impose par conséquent qu’il examine chaque année l’état actuel de la documentation relative à la gestion de la qualité et indique expressément dans son procès-verbal si l’état actuel de la mise en œuvre est approuvé dans la version qui lui a été présentée ou s’il ordonne des mesures supplémentaires.

Art. 132sexies Système de contrôle interne

Le système de contrôle interne vise à garantir que les processus de travail aboutissent à un résultat correct et préviennent toute fraude. Il doit être intégré dans les processus de travail et, contrairement aux contrôles externes, être géré par l’organisation elle-même. La mise en place d’un système de contrôle interne exige en premier lieu une description détaillée des processus de travail et, en second lieu, l’analyse des endroits où des erreurs ou des manipulations peuvent être commises. Après que ces risques, énumérés sur une liste, ont été évalués, des mesures de contrôle sont définies pour éviter qu’ils ne surviennent. Les responsabilités et les délais applicables sont définis. Le résultat documenté de cette analyse systématique est appelé matrice de contrôle des risques. Le système de contrôle interne diffère des contrôles usuels en ceci que tous les contrôles effectués sont documentés et archivés systématiquement.

La matrice de contrôle des risques se présente sous une forme très similaire à celle de la liste des risques dans le système de gestion des risques. Sur le fond, toutefois, son orientation est très différente. Le système de gestion des risques est axé sur les menaces qui compromettent l’existence même de la caisse de compensation en tant qu’organisation. De son côté, le système de contrôle interne vise à éviter toute erreur ou manipulation frauduleuse dans les processus de travail, garantissant ainsi que les résultats de ces processus sont en tous points corrects. Quant au système de gestion de la qualité, il sert à questionner l’organisation sous l’angle de la satisfaction des clients et du personnel, afin de l’améliorer encore. Il existe entre ces trois systèmes des recoupements et des parallèles, mais chacun suit une orientation et un but qui lui sont propres. Ils se complètent donc admirablement.

Al. 1 : si les tâches principales des caisses de compensation sont les mêmes pour toutes, les tâches déléguées, la structure organisationnelle et les moyens utilisés diffèrent de l’une à l’autre. C’est pourquoi le gérant de la caisse décide lui-même de la meilleure manière d’organiser le système de contrôle interne, la décrit par écrit et l’applique. Il lui est donc possible de répondre au mieux à la situation spécifique de sa caisse. Cette disposition correspond à la volonté du législateur, qui a expressément prescrit que le système de contrôle interne soit adapté à la taille et à l’étendue des tâches des caisses de compensation.