Rapport explicatif

à un tel contrôle pour des raisons pratiques d’accès aux informations, le DFAE doit effectuer lui-même une analyse des risques découlant de l’engagement de ses employés locaux ou des affectations à certaines fonctions. Dans le cadre de ces clarifications, le DFAE est notamment amené à traiter les extraits de casier judiciaire ou d’autres informations disponibles selon les spécificités locales fournissant le même type de renseignements.

2.2.2.4.3 Art. 13 Traitement des données

En sa qualité d’employeur soumis à la LPers, le DFAE peut utiliser les systèmes d’information exploités par le DFF au nom de l’administration fédérale (BV PLUS, e-dossiers, e-recruiting, etc.) également pour des catégories de personnes non soumises à la LPers. Il s’agit ainsi de permettre à un employeur unique de traiter les données relatives à ses employés de la même manière et dans les mêmes systèmes, peu importe la carrière à laquelle ils appartiennent effectivement.

2.2.2.4.4 Art. 14 Communication des données

Les données médicales traitées en lien avec les obligations d’assureur MAM de l’employeur peuvent faire l’objet d’une transmission à l’assureur conseil de l’employeur lié à ce dernier par un contrat de mandat et qui est soumis aux mêmes obligations en matière de protection des données que l’employeur.

2.2.2.5 Représentants consulaires honoraires et leurs proches

2.2.2.5.1 Art. 15 But et personnes

Le DFAE recourt à des représentants consulaires honoraires pour effectuer ses tâches dans des endroits où il ne dispose pas de mission diplomatique ou de poste consulaire de carrière (chapitre III CVRC et l’art. 74 de l’ordonnance du 7 octobre 2015 sur les personnes et les institutions suisses à

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l'étranger (ordonnance sur les Suisses de l'étranger, OSEtr) . Le DFAE traite des données dans le cadre du recrutement de ces personnes, de leur nomination par le chef du DFAE et de leurs activités pour le compte du DFAE.

Let. a :

L'évaluation et la planification des effectifs nécessaires consistent à déterminer les ressources humaines dont le DFAE a besoin, en termes quantitatifs, qualitatifs et temporels, pour remplir ses tâches. La planification des besoins en personnes est un élément de la planification qui prend en considération, d'une part, la stratégie et le développement de l'établissement, et d'autre part, l'évolution démographique et les changements attendus au sein des représentants consulaires honoraires (structure d'âge, mobilité, etc.).

Let. b :

Le recrutement des représentants consulaires honoraires a pour but de garantir les effectifs nécessaires en collaborateurs externes.

Let. c :

L'administration des représentants consulaires honoraires - ou la gestion des données relatives aux représentants consulaires honoraires - englobe tous les processus liés à cette catégorie de personnes, de l'analyse des besoins à la gestion des rémunérations, en passant par l'établissement des dossiers personnels et les formalités ayant trait à la cessation des activités des représentants consulaires honoraires. La gestion des données relatives à cette catégorie de personnes met en lien les données personnelles et les informations concernant leur rôle et leur fonction, pour fournir une base de contrôle.

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RS 195.11